Viele Unternehmen sind der Ansicht, dass sie mit einem regelmäßigen Back-up ihrer Produktiv-Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. ACHTUNG: Dem ist nicht so! Ein Back-up kann eine Archivierung niemals ersetzen, denn:

• Beim Back-up werden Daten komprimiert (sog. „Verkürzung“), ein Verstoß gegen die GoBS und GDPdU.
  
  
• Back-ups sind nicht maschinell auswertbar.
  
  
• Eine lückenlose, sogenannte retrograde Analyse einzelner Buchungsvorgänge ist nicht möglich.
  
  
• Stammdaten z.B. von Kunden ändern sich im Laufe der Jahre. Ein Back-up des Produktiv-Systems im laufenden Kalenderjahr spiegelt den Stand vor mehreren Jahren (6 bis 10 Jahre) nicht mehr korrekt wieder.
  
  
• Oft ist es ein nicht zu bewältigender Aufwand, sämtliche Daten des Veranlagungs-Zeitraums in die Produktiv-Systeme zurückzuspielen, da durch neue Releases der Software oder Formatwechsel die Folgen für die Datenbestände nicht absehbar ist.

Dies ist nicht selbstverständlich. Daten, die vor einigen Jahren in den damals gängigen Formaten archiviert wurden, müssen heute keineswegs mehr für moderne Software lesbar sein. Dies gilt auch für heute archivierte Daten in der Zukunft.

TIPP: Erkundigen Sie sich bei den Herstellern der von Ihnen eingesetzten Software, dass Sie die Daten problemlos lesbar machen können, auch in 6 oder 10 Jahren. Lassen Sie sich dies schriftlich bestätigen. Anderenfalls sind Sie im Prüfungsfall gegenüber der Finanzverwaltung verpflichtet und haben die erforderlichen Kosten für die notwendige Datenaufbereitung zu tragen.

Bedenken Sie, dass die steuerrelevanten Daten bereits bei Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Lohnsteuer-Außenprüfung vorgelegt werden müssen.

Auch dies ist keineswegs selbstverständlich. Eine Archivierung als .pdf, .tiff oder sonstigen Bilddaten-Formaten, die hierzu von manchen Archivierungs-Anbietern verwendet werden, werden von den Finanzbehörden nicht anerkannt. Auch die Archivierung auf Mikrofilm ist nicht GDPdU-konform.

Mit dieser Frage sollten Sie sich in jedem Falle eingehend beschäftigen. Die Finanzbehörden können Ihnen dabei nicht helfen, da jedes Buchhaltungssystem unterschiedliche steuerlich relevante Daten erzeugt. Was beim einen steuerrelevant ist, muss beim anderen eben nicht auch steuerrelevant sein. Problematisch ist auch die Frage nach Zugriffsbeschränkungen für den Prüfer und dem Schutz der Daten Dritter, z.B. von Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten, Forschung & Entwicklung – die Verantwortung zum Schutz dieser Daten liegt ausschließlich beim Steuerpflichtigen, ein Verwertungsverbot von „ungerechtfertig erhaltener“ Information besteht für die Finanzbehörden nämlich nicht! Wer Zugriffsbeschränkungen für den Prüfer einbaut, zieht jedoch gerade damit das Interesse auf diese Daten!

Nicht vergessen: Die Ordner- und Stammdaten und die digital vorhandenen, zugehörigen Belege gehören ebenfalls mit archiviert und auf das einzelne Medium. Stellen Sie die maschinelle Auswertbarkeit des Veranlagungszeitraums sicher, ohne dazu den Zugriff auf den gesamten Datenbestand möglich machen zu müssen! Archivieren Sie trotzdem alle Daten, die in ihrem Unternehmen digital vorhanden sind, denn die letzte Entscheidung, ob Daten steuerrelevant sind oder nicht, hat immer noch der Prüfer. Für diesen Falls sollten Sie alle Daten archiviert haben und nachweisen können!

Die folgenden Punkte müssen Sie erfüllen.

• Was viele nicht wissen: Auch Ihre digitalen Daten aus den vergangenen Jahren sind GDPdU- und GoBS-konform zu archivieren und aufzubereiten, wenn sie originär digital sind.
  
  
• Ihre Daten sind unverfälschbar im Sinne der GoBS archiviert: Manipulationen und Veränderungen nach ihrer Erstellung müssen ausgeschlossen sein und/oder dokumentiert und retrograd abzuwickeln sein, d.h., durch eine Rückwärts-Abwicklung aller Vorgänge muss der ursprüngliche Zustand jedes einzelnen Datensatzes zu rekonstruieren sein (§ 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO) Bei Handelsbriefen und Buchungsbelegen muss das Archivierungsverfahren eine originalgetreue, bildliche Wiedergabe sicherstellen (§ 257 HGB, § 147 Abs. 2 Ziff. 1 AO, Tz. 8.1 GoBS).
• Das von Ihnen verwendete Archivmedium/-system muss unverfälschbar im Sinne der GoBS sein. Dies erfordert auch den Einsatz unverfälschbarer Speichermedien. So verlangt die Finanzverwaltung in den GDPdU bei der Speicherung von zum Vorsteuerabzug berechtigenden elektronischen Rechnungen Datenträger, die Änderungen nicht mehr zulassen.

Achtung! Der Hinweis im Fragen und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung vom 22.8.2002, dass CD-ROMs oder DVDs im ISO-Format für die Datenträgerüberlassung geeignet sind, entbindet ausdrücklich nicht von der Verpflichtung, steuerrelevante Daten unverfälschbar im Sinne der GoBS für den Aufbahrungszeitraum zu archivieren.

Dann sollten Sie genau prüfen und sich von Ihrem Steuerberater auch bestätigen lassen, dass

• seine Kanzlei die GoBS und GDPdU erfüllt
  
  
• In der Kanzlei eine strikte, nachvollziehbare Mandantentrennung sicher gestellt ist. Wie erwähnt, gibt es kein Verwertungsverbot von unberechtigt überlassenen Daten für die Finanzbehörden und so kann es durchaus bei Prüfungen anderer Klienten Ihres Steuerberaters zu Mißverständnissen kommen, wenn der Steuerberater nicht sorgfältig die Datensätze trennt.
  
  
• Der Weg des Austauschs der Daten zwischen Ihrem Unternehmen und dem Steuerberater unverfälschbar im Sinne der GoBS ist. Die originär in Ihrem Unternehmen durch Software erzeugten Daten und digitalen Dokumente sind dazu unverfälschbar im Sinne der GoBS auszutauschen. Die Finanzbehörden behandeln den Steuerberater dabei als Teil Ihres Unternehmens. Ob zur Übergabe der Daten eine e-Mail, CD-R, DVD-R oder ähnliche Möglichkeiten ausreichen, ist eher zu verneinen, da diese Medien nicht unverfälschbar sind und damit die Anforderungen der GoBS an das gesamte System des Steuerpflichtigen nicht erfüllt sind.
  

Die Revisions- und Datensicherheit des gesamten Datenverarbeitungssystem i.S. der GoBS muss gegeben sein.

Das DV-System muss den Ansprüchen der Prüf- und Belegbarkeit, der Nachvollziehbarkeit von Stornierungen und Änderungen, der Datensicherheit und der internen Kontrolle, der Dokumentation und der gesetzeskonformen Aufbewahrungsfristen sowie der Wiedergabefähigkeit der gespeicherten Daten genügen.

Diese Frage sollten Sie schriftlich dem Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungs- und/oder Ihrer ERP-Software stellen. Bei positiver Antwort sind Sie auf der sicheren Seite, bei negativer Antwort sollte man Ihnen erklären, wie Ihr System entsprechend den Anforderungen der neuen Abgabenordnung (AO) um- oder aufgerüstet werden kann. Lassen Sie sich das schriftlich persönlich bestätigen, ein einfacher Hinweis auf der Website des Herstellers oder in der Dokumentation reicht im Regreß-Fall nicht aus!