Mehrseitige Belege

Wenn mehrseitige Belege mit einer Heftklammer versehen sind, muß diese entfernt werden. Wird die Klammer nicht entfernt, produzieren Sie ein verknittertes Papier, das der Scanner oft nicht verarbeitet. Schneiden Sie die Ecke mit der Klammer einfach ab!

Notizen auf dem Beleg

Vorsicht, diese Notizen sind dauerhaft mit dem Beleg verbunden.

Kleinbelege

Tankquittungen, Taxiquittungen, Gaststättenrechnungen etc. sind für den Stapel-Scanbetrieb nicht optimal geeignet. Für Belege, die von Standardformaten (A4, A5, A6) abweichen oder in Ihrer Verfassung instabil erscheinen (verknittert), empfehlen wir Scantaschen, die wir Ihnen gerne zu Verfügung stellen.

Bitte vermeiden Sie auch bei Kleinstbelegen die Verwendung von Heftklammern (vgl. o.); befestigen Sie diese einfach mit einem Klebestift jeweils auf einem extra Blatt.

Scanner

Die zu verarbeitenden Belege können mit jedem beliebigen Scanner sortiert oder unsortiert verarbeitet werrden.

Gerne stellen wir Ihnen zur Probe einen Scanner zu Verfügung.

unsortiertes Scannen

Zu scannende Belege werden ohne Unterscheidung in Stapeln gescannt. Das erfordert eine Nachbearbeitung, da die Verarbeitungssoftware wissen muß, was ankommt:

• Rechnungsausgang einseitig,
• Rechungsausgang mehrseitig (Trennblätter verwenden)
• Rechnungseingang einseitig,
• Rechungseingang mehrseitig (Trennblätter verwenden)
• Kostenbelege (Bank, Kasse) einseitig,
• Kostenbelege (Bank, Kasse) mehrseitig (Trennblätter verwenden).

sortiertes Scannen

Sie legen beim Sscannen einfach die Belege in den nach vorstehener Unterscheidung auf Ihrem PC eingerichtete Ordner ab.

Oder Sie sortieren die Belege entsprechend vor.

Damit entfällt dann die manuelle Nachbearbeitung.

Formatvorgaben für den Scanner

Um den Erkennungsgrad auf den Dokumenten zu groß wie möglich zu halten, sind
folgende Dokumenteneigenschaften notwendig:

• Dokumententyp = TIFF Datei als Einzelseite (keine Multipage TIFF)

• Komprimierung = CCITT Group3 oder Group4 Format

• Auflösung = 300 DPI

• Farbe = Schwarz -Weiß

• Es sind nur Einzelseiten zu Verfügung zu stellen. Eine Erkennung von Multipage TIFF ist nicht möglich.