Die Papierflut stoppen, die Produktivität steigern und Datentrennung erreichen

Als besonderen Service unserer Kanzlei bieten wir ein Online-Beleg-Management-System als Informations- und Belegbearbeitungssystem, in welches wir die zur Bearbeitung der Buchhaltung oder der Jahressteuer-erklärungen wichtigen Unterlagen und Daten durch unsere Mandanten in einfacher Form erhalten und wichtige Informationen somit tagesaktuell darstellen können.

Eine in jeder Hinsicht professionelle Realisierung und Weiterentwicklung unter Beachtung der besonderen sicherheitsrelevanten Aspekte, konnten wir in der Zusammenarbeit mit der DATEV erreichen.

Seit Anfang 2004 haben wir die verschiedenen Programmmodule im professionellen Einsatz und haben daher somit langjährige Erfahrungen im Umgang mit diesem neuem Medium sammeln, unserer Qualität verbessern und weiterreichende Leistungen implementieren können.

Erhebliche Vorteile durch Nutzung unseres System ergeben sich für:

Privatpersonen (mehr)

Freiberufler (mehr)

Künstleragenturen (mehr)

und alle Unternehmen (mehr)

Programmbestandteile

Beleg/Datenablage und Verwaltung (Belegverwaltung)

Alle steuerrelevanten Daten und Belege werden in diesem Modul, ähnlich eines unbegrenzten Aktenschrankes abgelegt.

Rechnungsbuch

Die einmal im Modul Belegverwaltung vorhandenen digitalisieren Rechnungen werden in diesem Modul einem Kreditoren zugewiesen und unter Verwendung hinterlegter Informationen zur Zahlung vorgemerkt. Ebenso können Ausgangsrechnungen zur Zahlungsverpflichtung eingepflegt werden.

Buchungsvorschlag

Gleichzeitig können -müssen aber nicht - Buchungsvorgaben - wie Aufwandkonto oder Kostenstellenzuordnungen zur Verbuchung vorgeschlagen werden. Das Onlinesystem erkennt die benötigten Rechungsdaten selbst. Sie müssen diese lediglich vervollständigen oder ergänzen.

Zahlung

Archiv

Rechnungen und Daten werden nach abschließender Verarbeitung in den digitalen Mappen abgelegt und können jederzeit über einen Zeitraum von zehn Jahren - oder auf Wunsch länger - über einfache Suchfunktion am Bildschirm angezeigt werden.

Als Service erhalten Sie durch Nutzung unseres Systems ein digitales Beleg-Management-System.

In großen Unternehmen werden bereits seit Jahren Dokumenten-Management-Systeme -DMS- zur Digitalisieren aller unternehmensrelevanten Daten und Belege genutzt. In der Regel sind diese System in der Anschaffung teuer, aber im Nutzen sehr kosteneffizient.

Mit Realisierung unseres d^ıbo®-Systems, eingegliedert in unser Kanzlei DMS-System, können wir unseren Mandanten die Nutzung eines digitalen-Beleg-Organisations-Systems in einer Online-Version bieten, welches nicht nur unsere Bearbeitungsverfahren erleichtert und Leistungspotentiale freisetzt, sondern gleichzeitig ein erhebliches Kosteneinsparpotential für unsere Mandanten bietet.

Mit Einführung der Bestimmungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) im Rahmen des Steuersenkungs-programmes vom 23.10.2000 erhält die Finanzverwaltung ab dem 01.01.2002 bei Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen. Die Datenarchivierung in digitaler Form wurde Bestandteil der gesetzlichen Bestimmungen.

Mit unserem d^ıbo®-Kanzlei-System schaffen wir neben Organisationsver-einfachungen usw. auch die Voraussetzungen, um diesen Anforderungen der Finanzverwaltung nach unserem Prinzip "immer einen Schritt voraus" in bester Weise gewachsen zu sein. Mit unserem System ermitteln wir die steuerrelevanten Daten, entwickeln Organisationsstrukturen und Systeme (GDPdU-Check) zur erforderlichen Datentrennung in Ihrem Unternehmen. Sie und wir pflegen die benötigten Daten ins Archiv ein. Wir verwalten das Archiv und bereiten laufend die dem Datenzugriff unterliegenden Daten - und nur diese - in digitaler Form vor.

Steuerberatung in einer anderen Dimension = steuern und beraten.

Ablauf-Beispiel:

Bei der Durchsicht der täglichen Eingangspost senden Sie uns die Belege, aus denen sich Zahlungsverpflichtungen oder Forderungen ergeben, einfach per Fax in das für Sie eingerichtete Archiv. Die Belege sind dann in der vertrauten Form als Internetseite sichtbar.

Wir prüfen die Belege, verbuchen zeitnah und stellen die zahlungsverpflichteten Belege zur Zahlung bereit. Somit erhalten Sie direkt online einen Überblick, was noch zu zahlen ist, und übergeben in vereinfachter Form (wenige Mouseklicks) die Zahlungen online zu Ihrer Hausbank.

Gleichzeitig pflegen wir Ihre Online-Akten, so dass Sie - ähnlich einer Papierakte - die Belege jederzeit einsehen können. Vereinfacht können Sie aber auch über eine Suchfunktion alle Belege mit bestimmten Merkmalen, z.B. Name, in allen Online-Akten auch nach vielen Jahren schnell finden - wir natürlich auch.

Die Zahlungsabwicklung können wir für Sie nach Berechtigung übernehmen. Sie können aber auch anderen Personen Berechtigungen erteilen.

Wenn Ihre Forderungen nicht fristgerecht beglichen werden, erstellen wir Zah-lungserinnerungen oder Mahnungen und übergeben - nach Ihrem vorherigen Einverständnis - die Beitreibung an Ihren Rechtsanwalt.

Vergleich der Arbeitabläufe mit oder ohne Nutzung des digitalen Beleg-Online-Systems

Im Einzelnen:

Alle für Sie steuerrelevanten Unterlagen und Daten, die Sie für Prüfungszwecke vorhalten müssen und für Ihre tägliche Arbeit benötigen, werden in dem elek-tronischen Archiv abgelegt und mit stringenter Ordnung verwaltet.

Die Vorteile:

• Belege bleiben in Ihrem Unternehmen
  
  
• Zusammenstellung und Übergabe der Belege in Papierform entfällt (Belege sortieren, eintüten, frankieren und der Weg zur Post entfällt)
  
  
• vereinfachte Belegablage
  
  
• zeitnahe Bearbeitung und Prüfung der Belege durch Fachpersonal (Personalrisiko entfällt)
  
  
• auftretende Fehler im Belegwesen werden sofort erkannt
  
  
• Auswertungen und entscheidungserhebliche Informationen stehen Ihnen schnell zur Verfügung
  
  
• schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Belege und Auswertungen
  (auf Ihre Auswertung müssen Sie keinen Monat warten)
  
  
• laufende Übersicht über Zahlungsverpflichtungen und wie und wann die Rechnungen bezahlt wurden
  
  
• tagaktuelle Übersicht über die Bankkontenstände
  
  
• unproduktive Suchzeiten der Unterlagen entfallen
  
  
• Datentrennung, um den Datenzugriff der Finanzverwaltung nach §§ 146, 147 AO auf die steuererheblichen Belege einzuschränken
  (wie stehen Sie dazu, wenn der Betriebsprüfer bei der nächsten Betriebs-prüfung Ihren PC benutzen möchte?)
  
  
• reduzierter Pflegeaufwand gegenüber einem Papierarchiv
  
  
• mehrfach gegen IT-Angriffe geschütztes und ausfallsicheres EDV-System
  
  
• Einsparung von benötigter Software zur Erfüllung der gesetzlichen Auf-lagen bei der Rechnungserstellung
  
  
• Archivierung auch nichtsteuerrelevanter, aber wichtiger Unterlagen im zusätzlich geschützten Privatarchiv
  
  
• sofortige Verfügbarkeit aller unternehmerisch relevanten Zahlen, jeder-zeit und überall
  
  
• und vieles mehr
  
  

Ihre Aufgabe:

• Belege mit Zahlungsverpflichtungen stellen Sie uns in einem für Sie eingerichteten EDV-Postfach per Fax oder anderer digitaler Form zur Verfügung.
  
  
• Ihre Bank liefert uns elektronische Bankauszüge.
  
  

Erweiterungen

• Die Begleichung der fälligen Rechnungen können Sie einfach durch Kennzeichnung der offenstehenden Rechnungen in dem Programm-Modul Rechnungseingang erledigen.
  
  
• Sie können die Bargeldbewegungen in dem Internetprogramm „Kassenbuch“ oder in einem von uns zur Verfügung gestellten Offline-Kassenbuchprogramm erfassen.
  
  
• Die mittels eigenem Fakturierungsprogramm erfassten Ausgangsrech-nungen können Sie uns in Form einer Datei zur Verfügung stellen, oder Sie erstellen die Rechnungen mittels Verwendung des Ihnen zur Nutzung überlassenen Internetprogramms „Rechnungsschreibung“.
  
  

Was Sie benötigen:

• Peripherie: Faxgerät mit Papierauflage und Einzug

• Für die Nutzung der Erweiterungen benötigen Sie einen internetfähiger PC mit Drucker, EDV-Karten-Lesegerät (weitere Peripherie wird von uns gegen Kaution gestellt), und Software: Windows XP, Internet-Explorer
  Organisationsberatung
  
  

Kosten:

• Übertragungskosten per Fax

• Wir übernehmen die Kosten der Hausbank für die Übermittlung der Kontodaten auf elektronischem Weg.

Bei Nutzung des Erweiterungspaketes

• Internetverbindungskosten (wir empfehlen DSL),

• Programmnutzungsgebühr in Höhe von 12 €/Monat zuzüglich Zertifizierungsgebühr 2,50 €/Monat je berechtigtem Nutzer.
  
  

Durch die Nutzung möglicher, vereinfachender und abgestimmter Arbeitsteilung, können wir unsere Leistungen für die Erstellung der Finanzbuchhaltung in der Regel für Sie kostengünstig anbieten.

Gerne richten wir für unsere Mandanten eine zeitlich beschränkte, kostenlose Programmnutzung ein.

Für Kollegen:

Haben Sie Interesse an der Nutzung unseres Kanzlei-Systems bei gleichzeitigem Mandantenschutz (Datentrennung und mandantenbezogene Zugriffsteuerung) und sind an einer möglichen Integration in unser Berater-Netz interessiert?

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