Pkw-Nutzung

Steuerliche Berücksichtigung ab dem 01.01.2006

Bislang war die Ein-Prozent-Regel ebenso auf Fahrzeuge anwendbar, die im Unternehmen zum gewillkürten Betriebsvermögen (betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent) gehören. D.h., die private Nutzung eines Fahrzeugs wird bei Anwendung der Ein-Prozent-Regel monatlich mit einem Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich Umsatzsteuer angesetzt. Diesem ermittelten Wert (1%) wird dann die Umsatzsteuer noch hinzugerechnet.

Nach dem nunmehr verabschiedetem Gesetz, gilt diese Regelung nur in den Fällen, wenn der Nachweis einer betrieblichen Pkw-Nutzung von mehr als 50% erbracht wird.
Die neue Anwendung findet rückwirkend ab dem 1.1.2006 Anwendung.

Auswirkungen auf die Gewinnermittlung
Bei Fahrzeugen im gewillkürten Betriebsvermögen (betriebliche Nutzung 10-50%) werden Privatfahrten zwingend mit den tatsächlichen Kosten berücksichtigt. Zusätzlich sollen die tatsächlichen Kosten für die Strecken zwischen Wohnung und Betriebsstätte ermittelt werden. Ein Ansatz von 0,03 Prozent des Listenpreises für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebi st somit nur in den Fällen der Dienstwagenbesteuerung möglich. Die tatsächlichen Kosten werden dem Gewinn hinzugerechnet.
Der Steuerpflichtige muss den betrieblichen Anteil nachweisen. Dabei ist die Führung eines Fahrtenbuchs nicht zwingend erforderlich. (im Einzelnen)

Für gemietete oder geleaste Fahrzeuge hat die Finanzverwaltung die Ermittlung der privaten Nutzungsentnahme nach der Ein-Prozent-Regel auch bislang bereits auf Fahrzeuge beschränkt, die zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Fahrten verwendet werden. Hier wird sich daher in 2006 nichts ändern.

Die Gesetzesänderung hat keine Auswirkungen auf die Fälle, in denen ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ein Fahrzeug zur privaten Nutzung überlässt (Dienstwagenbesteuerung). Diese Fahrzeuge gehören in jedem Fall zum notwendigen Betriebsvermögen des Arbeitgebers, selbst wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug ausschließlich privat nutzt.

Auswirkungen auf die Umsatzsteuer
Die Änderungen haben auch Auswirkungen auf die Umsatzsteuer. Denn eine private Fahrzeugnutzung ist grundsätzlich als unentgeltliche Wertabgabe mit den Ausgaben zu versteuern. Für die Bemessung der Ausgaben wird die Ein-Prozent-Regel hier aus Vereinfachungsgründen akzeptiert, wenn der Unternehmer diese Methode auch bei der Gewinnermittlung zu Grunde gelegt hat. Das ist aber bei Fahrzeugen im gewillkürten Betriebsvermögen (<50%) künftig nicht mehr möglich. Dies hat zur Folge, dass für die Ausgaben ebenfalls die tatsächlichen Kosten als umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage anzusetzen sind.

Umsatzsteuerlich kann der Pkw auch weiterhin zum Unternehmensvermögen gehören, wenn er zu mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt wird. Insoweit steht dem Unternehmer der volle Vorsteuerabzug zu. Im Gegenzug ist die private Nutzung des Pkw als unentgeltliche Wertabgabe umsatzsteuerpflichtig.

Die Höhe der Privatentnahme kann allerdings dann nicht mehr pauschal angesetzt werden, wenn die 1-Prozent-Regel bei der Gewinnermittlung nicht mehr möglich ist (betriebliche Nutzung < 50%). Dann muss der private Nutzungsanteil durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch oder im Wege der Schätzung ermittelt und angesetzt werden. Grundsätzlich gelten hierbei die für ertragsteuerliche Zwecke ermittelten Entnahmewerte.

Fahrtenbuch

Kommt die 1%-Regelung wegen betrieblicher Nutzung von weniger als 50% nicht zur Anwendung oder soll die 1%-Regelung zur Vermeidung einer ungünstigen Besteuerung vermieden werden, muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden. (im Einzelnen)


Pkw im Privatvermögen

Allen Unternehmern, die ihr Fahrzeug auch privat nutzen, empfehlen wir vorzusorgen. D.h., sie sollten entweder ein rechtssicheres Fahrtenbuch führen oder alternativ auf anderem Weg für eine "Beweissicherung" über die betrieblich gefahrenen Kilometer und der tatsächlichen Pkw-Kosten sorgen.

Hinweis: Der betriebliche Nutzungsvorteil ist in Höhe der tatsächlichen Kosten zu berücksichtigen. Dies kann bei älteren Pkw´s zu Vermeidung der 1%-Regelung durchaus sinnvoll sein.

Das Bundesministerium der Finanzen hat sich nun dazu geäußert, wie die betriebliche Nutzung von Pkw darzulegen und glaubhaft zu machen ist:

Grundsätzlich kann der Nachweis in jeder geeigneten Form erfolgen, z.B. über Eintragungen im Terminkalender, über Reisekostenaufstellungen oder andere Abrechnungsunterlagen.

Alternativ darf die Nutzung für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten durch formlose Aufzeichnungen ermittelt werden. Anders als beim Fahrtenbuch reichen hier Angaben zum betrieblichen Anlass und zur zurückgelegten Strecke. Der Kilometerstand ist zu Beginn und am Ende des Drei-Monats-Zeitraums zu vermerken.

Liegen Pendelfahrten in den Betrieb und/oder Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung bereits bei über 50 Prozent, sind weitere Nachweise nicht mehr erforderlich.

Auch bei berufstypischer Reisetätigkeit entfällt ein Nachweis. Hier ergibt sich bereits aus Art und Umfang der Tätigkeit eine überwiegend berufliche Nutzung. Das gilt z.B. für Taxiunternehmer, Handelsvertreter, Bauhandwerker und Landtierärzte. Ist der Fuhrpark größer, gilt die automatische Zuordnung nur für den Pkw mit der höchsten Kilometerleistung.

Der einmal erbrachte Nachweis für einen Pkw gilt automatisch auch für die Folgejahre, wenn sich keine wesentlichen Veränderungen ergeben. Auch der anlässlich einer Betriebsprüfung ermittelte Fahranteil kann für vorherige und nachfolgende Zeiträume zu Grunde gelegt werden.

Hinweis:Wir empfehlen, den Nachweis der Kosten und der Gesamtfahrleistung fortlaufend zu führen, d.h. die Belege sind weiterhin aufzubewahren. Der 'Nachweis über die Pkw-Nutzung sollte mindestens für einen Zeitraum von drei Monaten in jedem Jahr erneut geführt werden.

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Nicht betroffen von den geplanten Neuerungen ist die private Nutzung eines Fahrzeugs im Rahmen der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit (Entwurf eines Gesetzes zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen vom 13.2.2006, BT Drs 16/634).

Fahrtenbuch: Ein Überblick über die verschärften Anforderungen

Der Bundesfinanzhof hat sich jüngst in mehreren Urteilen zu den Voraussetzungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs geäußert. Danach müssen die Aufzeichnungen

  • vollständig, fortlaufend und zeitnah erfolgen
  • und nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen oder dokumentierbar sein.

Um diese Vorgaben zu erfüllen, reichen weder lose Zettel noch ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel. Zudem müssen Aufzeichnungen über dienstliche Fahrten folgende Angaben enthalten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
  • sowie Reiseziel, Reiseroute bei Umwegen, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Das Fahrtenbuch muss sämtliche Angaben enthalten, die eine dienstliche Veranlassung plausibel und überprüfbar machen.

  • Daher ist auch das Motiv der dienstlichen Fahrt, wie beispielsweise ein Kundenbesuch, anzugeben.
  • Eine allgemeine Ortsangabe reicht nur dann aus, wenn der aufgesuchte Kunde sich darüber zweifelsfrei oder aber seine Identität sich auf einfache Weise unter Zuhilfenahme weiterer Unterlagen ermitteln lässt. Diese Zusatzbelege dürfen nicht mehr ergänzungsbedürftig sein. Ausreichend wäre z.B. eine Kundenliste. Diese hilft allerdings dann nicht weiter, wenn es in dem aufgezeichneten Ort mehrere Kunden gibt.
  • Werden an einem Tag mehrere Kunden aufgesucht, muss nicht jeder einzelne Teilabschnitt als eigenständige Dienstreise angesehen werden. Insoweit kann von einer einheitlichen beruflichen Fahrt ausgegangen werden, die aus mehreren Teilabschnitten besteht. Der Kilometerstand braucht in diesem Fall nur zu Beginn und am Ende der gesamten Reise vermerkt zu werden. Diese Erleichterung gilt aber nur, wenn die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge der Besuche aufgeführt sind.
  • Anders sieht es hingegen aus, wenn eine dienstliche Fahrt durch private Ziele unterbrochen wird. Hier wird verlangt, dass der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufgezeichnet wird.
  • Für bestimmte häufiger aufgesuchte Fahrziele oder Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke dürfen im Fahrtenbuch Abkürzungen verwendet werden. Diese müssen aber aus sich selbst heraus verständlich sein oder über gesonderte Aufzeichnungen erläutert werden. Die gesonderten Aufzeichnungen sind dem Fahrtenbuch beizufügen.

Hinweis: Unternehmer, Freiberufler, aber auch Arbeitnehmer mit einem Firmenwagen sollten die Anforderungen unbedingt beachten. Denn stellt sich im Nachhinein heraus, dass kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorlag, war die mühevolle Arbeit umsonst. Allerdings führen kleinere Mängel nicht zwingend zur Anwendung der 1-Prozent-Regel. Als kleiner Mangel gilt z.B., wenn innerhalb eines Jahres lediglich eine Fahrt nicht im Fahrtenbuch aufgezeichnet worden ist. Die Anerkennung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist erst dann zu versagen, wenn mehrere ins Gewicht fallende Mängel auftreten (FG Köln, Urteil vom 27.4.2006, Az. 10 K 4600/04).

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